G2 – Méta-règles projet

Dans quels cas ?

  1. Dans un projet quand il s’agit d’aider une équipe a ajuster ses représentations sur la manière de travailler ensemble
  2. Dans un projet complexe lorsqu’il s’agit d’identifier les causes racines d’un problème qui résiste à l’équipe.

La grille

Les 6 dimensions

Voici une description succincte des 6 dimensions qui se comprennent généralement assez rapidement.

  1. Objectifs : Les objectifs que l’équipe poursuit à court et à moyen terme. Il ne s’agit pas de la vision, des objectifs longs termes, mais bien des objectifs courts et moyen terme car d’expérience ce sont ceux-là qui souvent crée des malentendus. Pour raffiner la compréhension de cette dimension l’on peut se demander : Sont-ils clairs ? Formalisés ? Partagés par tous ? Rappelés régulièrement ? Pertinents ? Régulièrement revus ?
  2. Responsabilités : la répartition des responsabilités au sein de l’équipe et autonomie pour les exercer. En clair c’est l’exercice réel des responsabilités par chacun, à la fois dans la définition et aussi dans la pratique. L’autonomie pour les exercer fonctionne dans les deux sens : souvent les membres d’une équipe se plaignent du manque d’autonomie qu’on leur laisse, mais souvent aussi les patrons se plaignent du manque d’autonomie prise par leurs équipes. Et parfois certaines équipes manquent de cadre, vivent une trop grande autonomie. Pour raffiner la compréhension de cette dimension l’on peut se demander La répartition des responsabilités entre nous est-elle claire, assumé et cohérente ? L’autonomie, la marge de manœuvre dont chacun dispose est-elle ajustée à ses responsabilités ?
  3. Instances : ce sont les différents formats de réunions qui rassemblent tout ou partie de l’équipe. Cela comprend le format (durée), la fréquence, les objectifs et la composition (membres) des réunions. Pour raffinier l’on peut se demander si les instances Sont adaptés ? Suivis ? Cohérents ? Parfois les équipes ont trop d’instances, d’autres fois elles en manquent alors certaines réunions servent à plusieurs choses. Les membres ne savent alors plus sur quel objectif se caler. Parfois les réunions s’éternisent, sont trop longues, d’autres fois, surtout pour des réunions stratégiques, l’on manque toujours de temps.
  4. Méthodes : cette dimension prête souvent à confusion, il s’agit de la manière dont nous abordons un sujet, une question, un problème, une décision. C’est le pur processus au sens de Lehnardt (voir ici). Pour mieux cerner la dimension il est très utile de se demander : Existe-t-il une ou des méthodes pour traiter des différents sujets ? Sont-elles implicites ou explicites ? Sont-elles suivies ? La plupart des équipes que je rencontre appliquent des méthodes de travail implicitement et donc parfois les méthodes utilisées ne sont pas adaptées au sujet. D’autres fois tout le monde n’a pas compris ce que l’on était en train de faire. D’autres fois enfin le patron propose des méthodes qu’il ne respecte pas lui-même, invalidant ainsi toute discipline.
  5. Climat: Idem, cette dimension prête souvent à confusion. Il s’agit du climat relationnel des échanges. Ce climat peut varier d’autant que chaque culture d’entreprise, chaque équipe, chaque personne peut avoir des préférences différentes de climat relationnel. Pour bien évaluer le climat il est fondamental de se poser les questions suivantes : le climat relationnel est-il suffisamment bon pour que les échanges soient productifs ? En particulier est-il possible de parler vrai lorsqu’il faut aborder un problème ? Ce parler vrai nécessite-t-il un groupe restreint ? j’insiste beaucoup sur le parler vrai, cher au CEE, car il apparaît fondamental dans la performance d’une équipe bien plus que le climat de confiance ou de bienveillance. L’équipe la plus performante que j’ai connu était relationnellement très dure à vivre, mais tout ce qui était important à la réussite du business se disait.
  6. Livrables : cette dimension est très simple. Il s’agit de Ce que les réunions produisent, que ce soit des décisions, des plans d’actions, de l’échange, de l’alignement ou rien. Pour la santé de l’équipe à long terme il faut que les réunions servent à quelque chose. L’on peut donc se poser des questions du type : Nos réunions sont-elles productives ? En termes de décisions ? D’échanges ? Existe-t-il des comptes-rendus ? Sont-ils utilisés ? Lorsque les livrables pêchent très très souvent la cause vient de plus « haut » dans la liste.

Comment faire ?

En premier lieu il est préférable que les personnes aient pu réaliser un baromètre simple (a une seule dimension) pour le Skill building sur la méthode

  1. Rappel de l’intention : nous cherchons à construire un diagnostic collectif de …
  2. Pour bâtir ce diagnostic nous allons utiliser une grille à 6 dimensions. Ces 6 dimensions décrivent les 6 dimensions critiques du succès d’un processus ou d’un projet.
  3. Présentation des dimensions
  4. Présentation des consignes
  5. Chacun écrit en silence
  6. Quand tout le monde a terminé, chacun vient coller ses 4 post-it en les lisant/expliquant sans interruption. Seule question de compréhension
  7. Quand tout le monde s’est exprimé wrap-up
  8. Reclassement des post-it par grandes catégories en fonction de la question posée

Protocole précis

  1. Préparation en silence :
    1. Priorisation : Vous devez sélectionner les 4 dimensions les plus importantes pour vous. Au moins une dois être problématique (éviter le déni) et une positive (éviter l’excès de critique)
    2. Feeling : Pour chaque dimension sélectionnée vous devrez choisir un couleur correspondant à votre feeling sur cette dimension selon le code couleur du baromètre. Le feeling ne se discutera pas
    3. Analyse : Sur chaque post-it vous écrivez quelques mots qui seront dans le compte-rendu et expliquant votre analyse de la dimension
  2. Restitution disciplinée : Lorsque tout le monde a terminé, chacun son tour vient coller ses post-it en les expliquant sans être interrompu. À la fin seule les questions de compréhension sont possibles. Si un point mérite le débat, une astérisque est mise sur le post-it. Le débat dessus aura lieu lorsque tous auront parlé.
  3. Débat retardé :Après la phase d’écoute, les points astérisques sont discutés. Le groupe, avec l’aide des coachs, répond à la question « qu’est-ce que nous en tirons ?»

D’où vient cette grille ?

la source théorique est décrite dans l’article ici.

Pré-requis

Pour réaliser ce protocole il faut bien sûr maîtriser le baromètre.

Similitude

la même grille peut-être utilisée pour aider une équipe à faire le diagnostic de son fonctionnement, cependant le protocole est différent, plus long et permettant plus de dialogue.

Retour à la liste des grilles.

Publié par lbpartnerone

Game Changing Conversations, voir www.laboetiepartners.com

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