G4 – Comment notre équipe coopère-t-elle avec le reste du monde ?

G4 – Comment notre équipe coopère-t-elle avec le reste du monde ? 

Cas d’utilisation d’une analyse de type Sociogramme

• Lorsqu’une équipe souffre de difficultés de coopération/collaboration avec d’autres équipes (blocages opérationnels, tensions relationnelles, ou absence de résultats). 
• Lorsqu’il y a besoin d’éclaircir un dysfonctionnement au sein d’une entreprise où les personnes ont du mal à travailler ensemble. 

Le sociogramme permet de différencier ce qui est de l’ordre de la relation et ce qui est de l’ordre de la coopération, de l’efficacité au travail. En séparant les deux dimensions, il permet de se centrer là où il y a besoin pour initier les actions correctrices au bon niveau.

Les bénéfices 

Nous estimons qu’une grille de lecture peut avoir quatre fonctions : 

• Sa puissance performatrice : est-ce que cette grille permet de forte prise de conscience qui permettront de passer ensuite à l’action ? 
• Sa puissance décontaminante : est-ce que la grille aide à prendre de la distance avec le vécu, les émotions en présence.
• Sa puissance réconciliatrice : est ce que la grille aide à fabriquer une vision collective du ou des problèmes ?
• Sa puissance explicative : est-ce que cette grille nous aide, chacun individuellement, à analyser un problème de manière efficace ?

Les bénéfices d’une telle analyse suivant les quatre fonctions d’une grille sont les suivantes : 

• La puissance performatrice de l’analyse est moyenne car l’équipe étudiée peut rester dans sa difficulté à bouger et continuer à accuser le reste du monde.
• La puissance décontaminante est forte car elle sépare l’émotion de l’efficacité au travail ce qui aide à prendre de la distance.
• La puissance réconciliatrice est faible car ça n’aide pas pour autant fondamentalement les gens à mieux se comprendre entre eux et à vouloir mieux travailler ensemble.
• La puissance explicative est forte car  la représentation graphique du sociogramme montre bien où sont les problèmes, ça aide à comprendre là où ça se joue.

Références et origine

Elle se base sur l’idée de Crozier–Morieux–Dupuy comme quoi une organisation est faite pour la coopération.

3 notions à distinguer  (Smart Simplicity – 6 règles pour gérer la complexité sans devenir compliqué – Yves Morieux – Peter Tollman – Edition Les Belles lettres) 

• Coopération : prise en compte directe des besoins des autres lorsque l’on crée à plusieurs (produits etc…). Notion d’objectif partagé (produit et résultat). Vient de Co-opération : faire oeuvre commune ; intentionnalité partagée.
• Collaboration : Vrai travail d’équipe réalisé par des personnes qui s’entendent bien, en bonne relation. Vient de Co-laborare = travailler avec, à côté ; relations de voisinage et proximité dans l’action.
• Coordination : Organiser selon un ordre donné des activités que l’on veut rendre compatibles, au moyen de procédures, structures, interfaces, indicateurs, incitations… Vient de Co-ordinatio : partage d’un rang ; mise en place d’un ordre.

Quand on y pense deux minutes c’est évident : pourquoi toutes ces personnes ont-elles décidé de se voir tous les jours si ce n’est parce qu’en coopérant elles pourront faire quelque chose qu’elles ne peuvent faire seules ? Morieux cite à cet effet l’exemple de la colonne de la concorde : ce qui s’est fait avec “x” travailleurs en 1 jour (lever l’obélisque), n’aurait pu se faire en “x” jours avec 1 seule ressource.

Description de la grille

Afin de permettre l’évaluation qualitative de la coopération, nous proposons une représentation graphique où l’entité analysée se retrouve au centre et les différentes interfaces sont schématisées tout autour. Il s’agit alors de color-coder la qualité de la relation (vert-jaune-orange-rouge cf. méthodologie du baromètre) et d’évaluer avec une note de 1 à 10 la coopération perçue.

Dans ce graphique nous voyons très clairement les différentes interactions entre les services au sein d’un groupe d’agents d’une structure d’une cinquantaine de personnes. 

Cette cartographie visuelle montre très nettement les zones de difficultés/tensions (services 9 et 10) et les notes qui y sont associées. Ces dernières sont cependant peu significatives, à de rares exceptions près, car tout le service est très pollué par la question relationnelle et a du mal à différencier les deux dimensions… (cf point d’attention)

Protocole

Pré-requis : Pour réaliser ce protocole il est préférable de maîtriser le baromètre et que les personnes aient pu réaliser un baromètre simple (a une seule dimension) pour apprendre à utiliser la méthode.

Les étapes :

• Rappel de l’intention : nous cherchons à évaluer nos relations et notre niveau de coopération
• Pour bâtir cette évaluation nous allons nous appuyer sur la grille du sociogramme. 
  • Cette grille se fait à partir de l’organigramme donné par la structure. 
  • Au centre se trouvent les membres de l’équipe et autour, tous les services en lien avec cette équipe
• Présenter la grille pré-remplie avec les différents services à partir de l’organigramme 
• Présenter les consignes
  • Nous allons évaluer dans un baromètre à deux dimensions : 
    1. la nature de nos relations avec le color codage
    2. le niveau de coopération avec une note de 1 à 10 
  • Chaque participant dispose d’un crédit de 5 post-its pour évaluer les 5 relations où il a des choses à dire.
  • Sur ce crédit chacun doit impérativement choisir une chose qui marche bien (post-it vert ou jaune) et une qui marche moins bien (orange ou rouge).  
  • Les trois autres sont totalement libres.
  • Un seul post-it par interaction
  • Un seul post-it par interaction sur lequel est noté également une note de 1 à 10 pour le niveau de coopération
  • Nous avons ainsi les 2 dimensions visibles sur chaque post it : la couleur et la note
• Chacun écrit en silence son évaluation
• Quand tout le monde a terminé, chacun vient coller ses 5 post-its en les lisant/expliquant sans interruption. Seules des questions de compréhension peuvent être posées.
• Quand tout le monde s’est exprimé, prend place un moment de “wrap-up” (consolidation collective).

Astuce d’animation 

S’il n’y a pas d’organigramme : 

1. On commence par demander aux participants de faire l’inventaire des fonctions avec lesquelles ils sont en relations, par exemple en écrivant sur des post-its
2. Puis le consultant crée des groupes de fonctions qui sont similaires, qu’il peut regrouper. Il peut aussi écrire de nouveaux post-its de synthèse. Nous avons une préférence pour la création de groupes sous les yeux des participants car ils gardent leur production, ce n’est pas celle du consultant.
3. Une fois les groupes réalisés, on demande aux participants de les qualifier en les notant et en les barométrant à l’aide du baromètre couleur.
4. Enfin, le consultant fait une moyenne des qualifications et vérifie avec le groupe que cette moyenne a bien un sens. Cette vérification révèlera à coup sûr des éléments très précieux du contexte.
5. Ensuite généralement, on passe à l’ECR. (Voir la fiche de la grille ECR)

La grille en vidéo

Vidéo à venir après le 14 octobre 2021

Points d’attention et limites

Attention cependant à l’apparente simplicité ! 

La grille du Sociogramme peut paraître très simple à utiliser puisqu’il s’agit de colorer la qualité relationnelle et de quantifier l’efficacité de travail, 2 notions qui a priori sont très différentes. Or, dans la perception de chacun, ce n’est pas si simple de faire la différence et encore moins de le formuler devant ses pairs,, les 2 étant souvent très liées de manière consciente ou inconsciente ! Si je m‘entends bien avec mon collègue, je ne vais pas forcément voir que notre travail n’est pas efficace et sans doute aurai-je du mal à le lui dire. Et inversement, si je ne supporte pas une personne, peut-être aurai-je du mal à identifier que la collaboration puisse être bonne, pouvant même refuser cette simple évocation ! 

La grille du sociogramme vise ainsi à distinguer le relationnel et l’efficacité, à conscientiser que ce sont 2 choses différentes, à séparer l’un et l’autre pour identifier là où le bas blesse dans le dysfonctionnement de l’équipe.  

Dans le cas d’un travail en interne, le niveau de maturité de l’équipe est à analyser finement avant de se lancer dans cette grille, la qualité de la coopération ne devant être confondue avec la compétence et la qualité de la relation avec l’appréciation de la personne. Les risques de tensions ultérieures seraient alors très élevées.

Donc attention dans l’interprétation du graphique, avoir la « couleur » de la relation ne suffit pas, la  note de la coopération est fondamentale et change la donne ! En l’occurrence, le simple fait de distinguer relation et coopération peut beaucoup aider les personnes à mieux vivre leur travail et de ce fait à résoudre le problème posé.

Pour résumer, 2 écueils : 

• le travail sur la différenciation du relationnel et de l’efficacité de la collaboration
• La maturité de l’équipe pour oser dire

Pour aller plus loin 

Bientôt plus de ressources pour aller plus loin

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